Сервисы управления проектами и документами

Сервисы управления проектами и документами

Сервисы управления проектами и документами

Автоматизации позволяет сделать бизнес-процессы измеряемыми и прозрачными. Рассмотрим лучшие сервисы для управления проектами.
Worksection. Возможности программы.
1. Создание проектов. Проекты состоят из задач и подзадач, у каждой из которых есть ответственный, срок и приоритет.
2. Отчётность. В этом разделе видно, сколько задач было поставлено и сколько сделано по факту. Отдельно можно сделать отчёт по времени и бюджету проекта. Прогресс проекта наглядно демонстрирует диаграмма Ганта.
3. Календарь. Удобный инструмент, позволяющий видеть даты начала и завершения проектов и дни рождения коллег.
4. Персонал. Отличительная особенность сервера: возможность разделить сотрудников на отделы и команды.
Bitrix24. Возможности программы.
1. Постановка задач себе или сотрудникам. Для эффективной постановки задач руководствуйтесь принципом SMART.
2. Бизнес-процессы. Счета, договоры, заявки будут автоматически направлены к нужным сотрудникам по заданной цепочке. Например:
•    Согласование счетов: линейный руководитель – директор – главный бухгалтер.
•    Согласование договоров: линейный руководитель – юрист – директор.
•    Заявка на отбор персонала: линейный руководитель – менеджер по персоналу.
3. Хранение рабочих документов в едином месте.
4. Общение с коллегами в открытом или закрытом чате, возможность проводить видеопланёрки.
5. Учёт рабочего времени. Удобная система, позволяющая контролировать своевременный приход и уход сотрудников и общую продолжительность рабочего времени.
6. Рабочие отчёты. Важный инструмент контроля подчинённых.
7. Планирование. Функция календарь позволяет легко согласовать время совещаний / планёрок и оповещать участников.
Сервис для управления проектами и задачами Pyrus. Возможности программы.
1. Поставновка задач.
•    Опишите задачу.
•    Определите ответственного.
•    Поставьте срок решения.
2. Согласование документов.
•    Определите список заполняемых полей и дайте их расшифровку или приведите пример заполнения с помощью комментариев.
•    Настройте этапы согласования (маршрутизацию).
Из отчётов Pyrus вы поймете, насколько слаженно работает команда: сколько заявок поступило и сколько в работе, на каком этапе обработки они находятся, что является узким местом процесса.
3. Библиотека – хранилище документов, которые могут пригодиться всем сотрудникам компании. Примеры документов библиотеки:
•    Должностные инструкции
•    Корпоративная библиотека
•    Контакты сотрудников компании и др.
4. Объявления. Примеры объявлений.
•    Информация о днях рождениях сотрудников
•    Информация по корпоративным мероприятиям
•    Информация по отпускам и др.
5. Аналитика. Раздел, позволяющий проанализировать рабочие задачи в разрезе: подразделений, сотрудников, количеству выполненных и просроченных задач, суммарное время работы над задачей и соотношение времени на задачу в % от 40 рабочих часов.
6. Планирование. Задачи всплывают в списке входящих по мере поступления. Их легко структурировать:
•    по приоритетности с помощью функции «на контроле»;
•    по времени с помощью раздела «календарь»;
•    по любому основанию с помощью функции «списки».
После того, как сервис автоматизации бизнес-процессов определен, важно обозначить сотрудникам этику совместной работы.

Политика внутрифирменной коммуникации

•    Сотрудники компании обязаны регулярно проверять сообщения в сервисе (не реже 1 раза в течение 2-х часов).
•    Считается нарушением трудовой дисциплины игнорирование запросов информации от любого должностного лица компании. Т.е. в случае запроса предоставить ответ к определенному сроку, получатель задачи обязан или предоставить запрашиваемый ответ, либо в течение текущего рабочего дня предупредить отправителя о невозможности ответить в указанное время с обоснованием причин переноса сроков и договориться о новом времени подготовки ответа.
•    Своевременным сроком предоставления ответа является предоставление ответа строго в обозначенное время, т.е. если срок ответа был определен как 10:00, то это именно 10:00, а не в 10:15. Любые другие сроки ответа (после 10:00) считаются нарушением сроков предоставления ответа, задерживающим развитие компании, отнимающим время у всех заинтересованных сторон, а также не этичным по отношению к коллегам.
•    В случае, если задачу требуется выполнить срочно или в сжатые сроки, отправитель обязан сообщить исполнителю о задаче в сервисе по телефону.

Читайте также

Профессии связанные с интернетом

8 профессий для работы в IT и маркетинге: обязанности, обучение, варианты карьеры

Типичные вопросы на собеседовании: топ-8

Эффективно пройденному собеседованию всегда предшествует тщательная подготовка: продумывание ответов на возможные вопросы работодателя о предыдущем опыте работе и мотивации

Диаграмма Ганта в эксель

Диаграмма Ганта в эксель: скачать готовый шаблон. Останется только изменить название этапов работ и проставить сроки