Организация и проведение совещаний

Организация и проведение совещаний


Организация планёрок и совещаний

Проведение собраний сотрудников подразделения необходимо для выполнения производственных показателей, прояснения задач и укрепления командного духа. На собраниях происходит обмен информацией и принимаются решения.

ВИДЫ СОБРАНИЙ ДЛЯ СОТРУДНИКОВ МАГАЗИНОВ, КАФЕ

1. Оперативка (собрание смены). Собрание смены проводится ежедневно до открытия в зале в течение 10-15 минут. На нем присутствуют все сотрудники, находящиеся на торговой точке.
2. Еженедельное собрание.
•    Планерка в пятницу – отличное решение для розничных торговых точек, ведь в пятницу, субботу и воскресенье, как правило, самые высокие продажи.
•    Длительность планерки: 30-60 минут.
•    Содержание еженедельной планерки: более глубокий анализ результатов, чем на утренних ежедневных планерках. Анализ выполнения личных планов продаж и общего плана. Контроль выполнения задач, находящихся в работе и поставленных на прошлых еженедельных планерках. Причины отклонений и постановка задач для исправления ситуации. Или похвала за серьезную крутую работу и мотивация выкладываться столь же упорно дальше, чтобы перевыполнить план и заработать сверхпремию. Объявления о нововведениях компании.
3. Общее собрание сотрудников. Общее собрание проводится 1 раз в месяц. Дата назначается управляющим. На общем собрании присутствуют все без исключения сотрудники торговой точки. По необходимости могут присутствовать сотрудники центрального офиса / управляющей компании. На общем собрании подводятся итоги за прошедший отчетный период (финансовые результаты деятельности, средний чек, результаты по акциям, итоги соревнований и т.д.), ставятся цели и задачи на новый отчетный период, проводятся мероприятия на командообразование. Управляющий заранее информирует о теме, повестке, дате и месте проведения собрания.

ВИДЫ СОБРАНИЙ ДЛЯ СОТРУДНИКОВ ОПТОВЫХ / КОРПОРАТИВНЫХ ПРОДАЖ

1. Ежедневные мероприятия.
1.1. Утренние планерки с сотрудниками / оперативки.
•    Утренняя планерка должна начинаться в первую минуту официального начала рабочего дня (чаще всего это 9:00). Благодаря такому выбору времени все сотрудники отдела вовремя будут на работе*.
* Если торговые представители в 8 утра уже должны быть на маршруте, значит,  утренняя планерка начинается в 7:30.
Для тех, кто любит начинать утро с чашечки кофе на работе и общения с коллегами – прийти нужно еще раньше.
•    Длительность планерки: 15-30 минут.
•    Цель утренней планерки: постановка задач и мотивация сотрудников таким образом, чтобы менеджеры по продажам каждую минуту рабочего дня занимались звонками и встречами с клиентами.
•    Содержание утренней планерки: коммерческие результаты работы за предыдущий день, планы по каждому сотруднику на сегодня, разбор сложных ситуаций с клиентами и способов их решения, мотивация персонала на достижения.
1.2. «Регулярная дрючка». Мотивационного заряда, который сотрудники получили от руководителя на утренней планёрке, хватает максимум на час работы. Клиенты быстро и профессионально с помощью отговорок и возражений отбивают у сотрудников желание работать. Поэтому руководителю важно не дать сотрудникам расслабится и приуныть. Для этого где-то поддержать морально, но в основном контролировать, чтобы сотрудники были в полях / активно обзванивали клиентскую базу. Руководитель поддерживает высокую активность сотрудника находясь в офисе или, если сам находится на выезде, с помощью звонков сотрудникам в перерывах между переговорами (с целью выяснить, что сделано и дать обратную связь).
2. Еженедельная планерка.
•    Большая ошибка проводить планёрки в пятницу вечером для сотрудников, у которых суббота и воскресенье выходные дни. Вся энергия, которую вы передадите подчиненным на такой планерке, исчезнет за выходные. Для отделов продаж, работающих по будням отличное время для проведения еженедельной планёрки: вечер понедельника или вторника.
•    Длительность планерки: 1-2 часа.
•    Содержание еженедельной планерки: аналогично еженедельным планеркам в рознице.
3. Ежемесячное собрание отдела. На ежемесячном собрании подводятся итоги прошедшего периода. До сотрудников доводятся планы и тактики продаж на следующий отчётный период по подразделению и каждому сотруднику. Руководитель информирует об изменениях / корректировках в стандартах и других документах отдела продаж. Проводится награждение лучших сотрудников и мероприятия на командообразование.
! Руководителю важно общаться с подчиненными не только на собраниях. Еженедельно выделяйте по 15-20 минут на индивидуальную беседу с каждым сотрудником. Это позволит своевременно знать о ситуации в подразделении и вовремя принять меры.
! Важное правило: хвалите сотрудников подразделения в 4 раза чаще, чем наезжаете на них. При этом похвала может быть как наедине, так и публичная. Наказание же не должно быть прилюдным.
! Разнообразьте утренние планёрки:
•    обсудите на них книги / фильмы (это могут быть либо специализированные книги/фильмы по продажам или не специализированный контент, но обязательно проведение параллели с продажами),
•    проведите мастер-класс по новому продукту,
•    проведите разминку рта, щек, голоса – чтобы разговаривать с клиентом уверено,
•    проанализируйте, что нового появилось у конкурентов, какие угрозы и возможности несет это вам.

Управляйте талантливо!


Читайте также

Трудовая книжка: ТОП-7 ситуаций и их решений

Как поступить, если работодатель не отдаёт трудовую. Можно ли работать без трудовой книжки. Можно ли работать по 2 трудовым книжкам? Как восстановить потерянную трудовую. Ответы на эти и другие вопросы

Резюме продавца консультанта образец

Резюме продавца консультанта образец для продуктовой и не продуктовой сферы: цель, обязанности, навыки, дополнительная информация с профессиональными комментариями и «фишками».

Как проводить мозговой штурм

Область применение, достоинства и недостатки метода, этапы и правила применения, вдохновляющие примеры мозгового штурма