Традиционными в компаниях являются новогодний и летний корпоративы. Организация корпоративных праздников и мероприятий лежит на отделе по управлению персоналом. Даже при наличии двух крупных корпоративных мероприятий в год для компании, где мероприятие посещают 100 и более человек, этот процесс идет непрерывно, так как подготовка к мероприятию начинается за 6 месяцев до его начала.
ЧЕК-ЛИСТ ПОДГОТОВКИ КОРПОРАТИВНОГО МЕРОПРИЯТИЯ
Корпоративные мероприятия для сотрудников требуют работы по следующим направлениям:
1. Информирование.
• Анкета для руководителей по предстоящему корпоративному мероприятию.
• Информационное письмо по результатам анкетирования руководителей.
• Приказ о подготовке корпоративного мероприятия.
• Информация о предстоящем корпоративном мероприятии на корпоративном портале.
• Анкеты обратной связи по результатам мероприятия.
• Информационное письмо по результатам обработки анкет обратной связи.
• Фотоотчет на корпоративном портале.
2. Концертное агентство/ведущий праздника.
• Выбор концертного агентства/ведущего праздника и программы мероприятия.
• Бронирование на дату мероприятия.
• Информационное письмо агентствам/ведущим, не выбранным на данное мероприятие.
• Согласование программы мероприятия.
• Согласование сметы мероприятия.
• Заключение договора.
• Внесение предоплаты.
• Внесение оплаты и подписание закрывающих документов.
3. Артисты на корпоратив.
• Выбор артистов и номеров.
• Заключение договора.
• Внесение предоплаты.
• Внесение оплаты и подписание закрывающих документов.
Лайфхак: если работу с артистами проводить самостоятельно, а не рассматривать выбор артистов как часть работы с концертным агентством это уменьшит бюджет мероприятия, так как будет стоить в 2 раза дешевле.
4. Фотограф и видеооператор.
• Выбор фотографа/видеооператора.
• Заключение договора.
• Внесение предоплаты.
• Просмотр отснятого материала и отправка на доработку.
• Внесение оплаты и подписание закрывающих документов.
Лайфхак: для сокращения бюджета мероприятия можно выбрать ответственных за фото сотрудников, обязательно оговорив с каждым за съемку какой части мероприятия он несет персональную ответственность.
5. Площадка для проведения корпоративов.
• Выбор площадки проведения мероприятия.
• Бронирование на дату мероприятия.
• Информационное письмо сотрудникам площадок, не выбранных на данное мероприятие.
• Продумывания вариантов использования территории.
• Продумывание расстановки столов и рассадки сотрудников за столами (если идет 6 бухгалтеров, значить 6 мест должны быть друг напротив друга и ситуации когда два бухгалтера опоздали и одному досталось место среди механиков, где он ни кого не знает, а второму среди не знакомых ему продавцов быть не должно). Выбрать сотрудников, ответственных за рассадку гостей за столами.
6. Организация доставки сотрудников на мероприятие.
• Сбор информации от руководителей подразделения о том, кто из сотрудников, идущих на мероприятие:
А) от куда едет (магазин 1, магазин 2, офис, склад, производство и т.д.) Назначение ответственного с каждой точки;
Б) в какой район города поедет после мероприятия.
• Составление маршрутов для наемного транспорта.
• Выбор перезвозчика.
• Заключение договора.
• Внесение предоплаты.
• Внесение оплаты.
Лайфхак: собирая информацию для доставки сотрудников включите в анкету вопросы о том, кто из сотрудников едет на автомобиле, в какой район города он едет после мероприятия и сколько человек/кого может довести до дома.
7. Организация питания.
• Если мероприятие на природе и можно выбрать кейтеринговую службу, то ее выбор.
• Выбор меню.
• Заключение договора.
• Внесение предоплаты.
• Внесение оплаты и подписание закрывающих документов.
Лайфхак: при возможности самостоятельная закупка продуктов к фуршетному столу, соков, алкоголя, фруктов. При проведении корпоратива на природе — мяса на шашлык. После мероприятия часть продуктов и алкоголя остается. Продумайте заранее, кто из сотрудников их заберет. Если не сделаете это вы – это сделают сотрудники ресторана.
8. Организация награждения сотрудников.
• Выбор критериев и номинаций для награждения сотрудников:
- номинации для сотрудников на корпоратив могут быть: «Успешный руководитель», «Талантливый наставник», «Лидер продаж», «Менеджер года», «Лучший продавец».
- за профессиональные достижения: «За высокие показатели продаж», «За лучшие производственные показатели», «Качественное клиентское обслуживание», «Успешное внедрение проекта XXX», «Постановку бизнес-процесса XXX», «Зв создание сплоченной команды», «Обучение новых сотрудников компании».
• Получение информации по награждаемым сотрудникам от руководителей отделов.
• Подписание дипломов у руководителя.
• Передача дипломов ведущему мероприятия.
9. Заказ в типографии.
• Пригласительных билетов на корпоративное мероприятие.
• Дипломов для награждения сотрудников.
• Табличек на столы.
10. Закупка подарков.
• Небольших подарков за участие в интерактивных конкурсах.
• Подарочных сертификатов или ценных подарков для награждения лучших сотрудников.
• Передача подарков ведущему мероприятия.
11. Списки участников.
• Составление списка участников.
• Продажа пригласительных билетов.
• Список ответственных за направления организации корпоративных мероприятий.
• Список приглашенных (поставщиков, партнеров, ключевых клиентов и т.д.).
• Проверка присутствующих.
12. Работа с финансированием.
• Составление сметы мероприятия.
• Заполнение фактических показателей бюджета в управленческом учете.
• Отчетность в бухгалтерию за использование наличных средств.
Запоминающихся корпоративов!
